SharePoint : liste de vérification de la recherche avant Copilot et les assistants IA

Copilot et les autres assistants IA répondent à partir du contenu auquel vos employés ont déjà accès. Si les permissions sont trop larges ou le contenu est périmé, les réponses le montreront.

Selon Microsoft, Copilot ne renvoie pas de données auxquelles l'utilisateur n'a pas accès (source : Microsoft Purview). Le vrai risque vient des accès accordés trop largement au fil des années et du contenu périmé ou en double qui noie la bonne réponse.

Cette liste couvre SharePoint, les bases de connaissances ServiceNow et la couche de recherche qui les relie. Remplissez-la avec vos administrateurs Microsoft 365, les responsables de votre intranet et vos gestionnaires de connaissances.

Comment calculer votre score

• Accordez 2 points à chaque élément terminé, 1 point s'il est en cours et 0 si personne ne l'a commencé.
• Additionnez vos points et divisez le total par le maximum possible (2 points multipliés par le nombre d'éléments).
• Au-dessus de 75 %, vous pouvez planifier les travaux. Entre 40 % et 75 %, comblez les écarts ce trimestre. Sous 40 %, commencez par une évaluation avant de fixer une date.

Permissions et partage excessif

• Repérez les sites, bibliothèques et fichiers partagés avec Tout le monde sauf les utilisateurs externes ou par des liens valides pour toute l'organisation.
• Révisez les propriétaires de chaque site et assurez-vous que chacun compte au moins deux propriétaires actifs.
• Rétablissez l'héritage des permissions là où une exception n'a plus de raison d'être.
• Activez Restricted Content Discovery sur les sites à risque pendant leur révision (Microsoft Learn).
• Vérifiez les accès invités et externes sur les sites qui contiennent du contenu RH, financier ou juridique.

Hygiène du contenu

• Archivez ou supprimez le contenu que personne n'a modifié depuis une période définie, par exemple deux ans.
• Retirez les versions en double des politiques et procédures, et désignez une seule copie officielle.
• Donnez des titres et des descriptions clairs aux pages et documents clés.
• Assignez un responsable et une date de révision à chaque politique et article de connaissances.

Étiquettes de confidentialité

• Publiez vos étiquettes de confidentialité et activez-les pour SharePoint et OneDrive.
• Étiquetez d'abord vos bibliothèques les plus sensibles, avec des étiquettes par défaut ou l'étiquetage automatique.
• Vérifiez que le contenu chiffré donne aux bonnes personnes les droits VIEW et EXTRACT, dont les applications IA ont besoin pour le renvoyer.

Connecteurs : ServiceNow et autres sources

• Listez les systèmes hors Microsoft 365 où vos employés cherchent des réponses : ServiceNow, votre CMS, les partages de fichiers.
• Pour les bases de connaissances ServiceNow, confirmez l'accès à l'API REST et les ACL de lecture avant de déployer le connecteur Copilot (Microsoft Learn).
• Choisissez le flux avancé des critères utilisateur si vos bases de connaissances utilisent des critères basés sur des scripts.
• Testez les résultats avec des comptes de différents services pour confirmer que chaque personne voit seulement ce qu'elle doit voir.

Analytique de recherche

• Exportez les requêtes principales et les requêtes sans résultat de votre recherche intranet.
• Corrigez les 20 requêtes échouées les plus fréquentes avec un meilleur contenu, de meilleurs titres ou des synonymes.
• Planifiez une révision mensuelle de l'usage de la recherche et de Copilot, avec un responsable nommé.

Obtenez un deuxième avis

Votre score est sous 75 %, ou vous ne savez pas quels sites corriger en premier? Notre évaluation de la recherche intranet passe en revue SharePoint, ServiceNow et votre recherche avant le déploiement de Copilot.

Sources

1. Restreindre la découverte des sites et du contenu SharePoint, Microsoft Learn (en anglais)
   learn.microsoft.com
2. Déployer le connecteur Copilot ServiceNow Knowledge, Microsoft Learn (en anglais)
   learn.microsoft.com
3. Protections Microsoft Purview pour Microsoft 365 Copilot, Microsoft Learn (en anglais)
   learn.microsoft.com