Étendre la recherche Coveo de votre site Web à votre intranet

Pour étendre un déploiement Coveo existant de votre site Web à l'intranet, conservez vos compétences Coveo, vos pratiques d'analytique et vos composants front-end, puis ajoutez ce que l'intranet exige : des sources sécurisées pour SharePoint, Confluence et ServiceNow, des permissions indexées avec chaque élément, un hub de recherche et un pipeline de requêtes distincts, et une pertinence ajustée sur les requêtes des employés. Traitez-le comme une nouvelle solution de recherche sur une plateforme que vous connaissez déjà, pas comme un réglage à activer.

La réponse courte

Votre déploiement sur le site Web vous donne une longueur d'avance. Votre équipe connaît déjà les sources, les pipelines de requêtes, les modèles d'apprentissage automatique et les rapports d'analytique de Coveo. L'intranet ajoute du contenu que tout le monde n'a pas le droit de voir : le projet porte donc surtout sur l'identité, les permissions et la séparation des deux publics.

Commencez par l'inventaire des sources et des permissions de l'intranet, bâtissez et testez les sources sécurisées dans une organisation sandbox, dirigez les requêtes des employés vers leur propre pipeline, faites un projet pilote avec un groupe en français et en anglais, puis laissez les données d'usage guider l'ajustement.

Ce qui se transpose de votre déploiement Web

• Les compétences sur la plateforme. Vos administrateurs gèrent déjà des sources, des pipelines de requêtes, des règles de classement et des modèles Coveo ML. La même console et les mêmes concepts s'appliquent au contenu de l'intranet.
• La pratique de la pertinence. Les expressions de classement de requête (QRE), les tests A/B sur les pipelines et le Relevance Inspector fonctionnent de la même façon pour la recherche intranet. Si votre équipe teste déjà ses changements avant de les déployer, continuez.
• Les réflexes d'analytique. Les rapports que vous lisez pour le site Web, comme le taux de clics sur les recherches et les requêtes sans résultats, sont les mêmes indicateurs à suivre pour les employés.
• Les composants front-end. Vos développeurs peuvent bâtir la page de recherche de l'intranet avec les bibliothèques Coveo qu'ils utilisent déjà sur le site Web.
• La relation avec Coveo. Vous avez déjà un contrat et une équipe de compte chez Coveo. Validez avec eux le mode de licence des utilisateurs et des sources de l'intranet avant de concevoir l'architecture.

Ce qui est nouveau sur l'intranet

Les sources et les connecteurs de l'intranet

Coveo offre des types de sources natifs pour les systèmes dont dépendent la plupart des intranets, notamment SharePoint Online et SharePoint Server, Confluence Cloud et Confluence Data Center, ServiceNow, Jira, Google Drive, Box, Dropbox et Slack. Les sources REST API, GraphQL API et Push couvrent les systèmes sans connecteur natif. La documentation de Coveo recommande des comptes d'exploration et des jetons dédiés à chaque source.

L'identité et l'exploration des permissions

Le contenu d'un site Web est généralement public : les sources du site laissent donc souvent tout le monde voir chaque élément. Les sources de l'intranet, non. L'option de sécurité du contenu recommandée par Coveo, « Same users and groups as in your content system », indexe les permissions de chaque élément avec l'élément. Coveo appelle cela la liaison anticipée (early binding) : au moment de la requête, les éléments que l'utilisateur ne peut pas ouvrir sont retirés avant que les résultats soient construits.

Quelques détails comptent selon la source :

• Confluence Cloud. Pour reproduire les permissions, il faut installer l'application Coveo User Sync dans votre site Atlassian, parce que l'API d'Atlassian ne fournit pas les adresses courriel des utilisateurs.
• ServiceNow. La documentation de la source ServiceNow de Coveo indique que les permissions ServiceNow ne sont que partiellement prises en charge : testez les critères d'utilisateur des bases de connaissances et des articles avec de vrais comptes.
• SharePoint Online. La source est liée à un fournisseur d'identités de sécurité que d'autres sources peuvent partager. Coveo recommande de vérifier l'effet sur ces sources avant de la réautoriser.

Notre guide sur la recherche IA respectueuse des permissions explique pourquoi la liaison anticipée est le modèle sûr, et notre article sur la recherche d'entreprise respectueuse des permissions résume ce que les équipes de sécurité doivent vérifier.

Des hubs de recherche et des pipelines de requêtes distincts

N'envoyez pas les requêtes des employés dans le pipeline qui sert votre site Web. Créez un hub de recherche pour l'intranet et un pipeline de requêtes avec une condition comme « Search hub is Intranet ». Les expressions de classement, les filtres et les modèles associés au site Web ne s'appliquent alors jamais aux employés, et les règles de l'intranet n'atteignent jamais le site public.

Coveo recommande le routage par condition combiné à un jeton de recherche généré côté serveur qui impose le hub de recherche. Les utilisateurs et le code côté client ne peuvent alors pas changer le pipeline emprunté par une requête. C'est encore plus important si une source de l'intranet doit rester ouverte à tous et compte sur des règles de filtre du pipeline pour sa protection.

Une pertinence ajustée pour les employés

Les employés cherchent autrement que les visiteurs du site. Ils utilisent des acronymes internes, des noms de projets et des titres de politiques, et ils ont souvent besoin d'un document précis. Vos modèles du site Web ne régleront pas cela pour vous. L'Automatic Relevance Tuning (ART) de Coveo bâtit un sous-modèle par langue, le filtre par hub et par onglet de recherche, et ne met en avant que des éléments cliqués dans la même interface de recherche. La pertinence de l'intranet apprend donc du trafic de l'intranet.

Pendant que les modèles accumulent des données, utilisez des expressions de classement de requête pour appliquer vos règles d'affaires, par exemple pour favoriser la bibliothèque officielle des politiques plutôt que de vieux partages de fichiers. ART vérifie aussi les permissions : il ne recommande que des éléments auxquels l'utilisateur a accès.

Un plan par étapes

1. Évaluer. Dressez la liste des sources de l'intranet, de leurs responsables, de leurs modèles de permissions et des systèmes d'identité. Récupérez les journaux de recherche de l'intranet actuel si vous en avez, dans les deux langues. Choisissez les premières sources.
2. Bâtir dans une sandbox. Coveo recommande de créer les sources d'abord dans une organisation sandbox, puis de copier la configuration en production avec un instantané (snapshot) ou à la main. Indexez les premières sources avec « Same users and groups as in your content system » et testez avec de vrais comptes de différents groupes, y compris le contenu RH et celui de la direction.
3. Diriger et sécuriser. Créez le hub de recherche de l'intranet, son pipeline de requêtes et sa condition de routage. Générez les jetons de recherche côté serveur une fois l'utilisateur connecté à l'intranet.
4. Faire un projet pilote. Lancez auprès d'un seul service. Surveillez les requêtes sans résultats et le taux de clics, ajoutez des expressions de classement là où les résultats sont clairement mauvais, et testez les requêtes en français et en anglais séparément.
5. Étendre et ajuster. Ajoutez les autres sources une à la fois. Activez ART quand l'intranet a assez de trafic, et utilisez des tests A/B sur le pipeline avant de déployer des changements importants. Nommez la personne responsable de la pertinence de l'intranet.

Les pièges courants

• Réutiliser le pipeline du site Web. Les requêtes des employés héritent de règles écrites pour le public, et un changement pour un public brise l'autre.
• Ouvrir les sources de l'intranet à « Everyone » pour aller plus vite. Sans permissions par élément, la seule protection repose sur les filtres du pipeline et les jetons de recherche côté serveur. Utilisez « Same users and groups as in your content system » partout où le connecteur le permet.
• Compter sur les modèles du site pour classer les résultats de l'intranet. ART apprend par hub de recherche. Prévoyez une période où les expressions de classement font le travail.
• Sauter les tests de permissions sur ServiceNow et Confluence. La prise en charge partielle des permissions ServiceNow et l'application Coveo User Sync pour Confluence sont des exigences documentées, pas des cas rares.
• Tester seulement en anglais. ART bâtit un sous-modèle par langue. Une organisation bilingue a besoin de vraies requêtes en français dans le projet pilote.
• Lancer sans responsable. La recherche intranet a besoin d'une personne qui lit les rapports et ajuste les règles après le lancement.

Quoi exiger d'un partenaire

Le bon partenaire pour ce travail a déjà déployé Coveo sur des sites Web et sur du contenu interne sécurisé. Posez ces questions à chaque candidat :

1. Comment gérerez-vous les permissions de chaque source? Attendez-vous à des réponses précises sur les critères d'utilisateur ServiceNow, l'application Coveo User Sync pour Confluence et les fournisseurs d'identités SharePoint.
2. Comment garderez-vous la recherche du site et celle de l'intranet séparées? Cherchez des hubs de recherche, des conditions de pipeline et des jetons de recherche générés côté serveur.
3. Quel est votre plan de test des permissions? Demandez quels comptes et quelles collections seront testés, pas une promesse.
4. Comment ajusterez-vous la pertinence avant que les modèles aient des données? Écoutez s'il est question d'expressions de classement, de revues d'analytique et de tests A/B.
5. Travaillez-vous en français et en anglais? La pertinence bilingue se teste dans les deux langues.
6. Quand déconseilleriez-vous Coveo? Un partenaire neutre peut nommer les cas où un autre outil convient mieux.

L'approche de Sengo

Sengo refait la recherche intranet entre SharePoint, ServiceNow et le CMS. Nous sommes partenaire d'implémentation officiel de Coveo, avec un ancien développeur back-end de Coveo dans l'équipe, et nous disons à nos clients quand Glean, Microsoft 365 Copilot ou un autre outil convient mieux. Notre évaluation de la recherche intranet couvre les sources et les connecteurs, le respect des accès dans les résultats et les réponses de l'IA, les journaux de recherche en français et en anglais, l'hygiène du contenu et la préparation à un assistant IA, et se termine par des options et une feuille de route.

Pour aller plus loin, lisez comment fonctionne un intranet propulsé par l'IA sur Coveo, comment unifier une base de connaissances ServiceNow avec SharePoint et votre CMS, et notre comparaison Coveo vs Glean. Découvrez aussi notre approche d'intranet intelligent et notre page de partenaire Coveo au Québec.

Questions fréquentes

Le site Web et l'intranet peuvent-ils partager une seule organisation Coveo?

Les sources des deux peuvent vivre dans la même organisation : des sources intranet sécurisées et des pipelines de requêtes distincts gardent les publics séparés. Une organisation distincte reste possible si vous voulez une administration séparée. Validez d'abord la licence et les rôles avec votre équipe de compte Coveo.

Nos modèles de recherche du site Web amélioreront-ils les résultats de l'intranet?

Pas directement. ART bâtit des sous-modèles par langue, les filtre par hub et par onglet de recherche, et ne met en avant que des éléments cliqués dans la même interface. L'intranet a besoin de ses propres données d'usage, et les expressions de classement de requête comblent l'écart au début.

Quels systèmes de l'intranet Coveo peut-il indexer?

Les types de sources natifs comprennent SharePoint Online et Server, Confluence Cloud et Data Center, ServiceNow, Jira, Google Drive, Box, Dropbox et Slack. Les sources REST API, GraphQL API et Push couvrent les autres systèmes.

Comment Coveo applique-t-il les permissions des documents sur l'intranet?

Par liaison anticipée. Les sources réglées sur « Same users and groups as in your content system » indexent les permissions de chaque élément, et Coveo retire au moment de la requête les éléments que l'utilisateur ne peut pas ouvrir. Testez les critères d'utilisateur ServiceNow et installez l'application Coveo User Sync pour Confluence.

Devrions-nous plutôt regarder Glean?

Si l'essentiel du contenu de l'intranet se trouve dans des outils SaaS et que personne ne s'occupera d'ajuster la recherche, Glean mérite un projet pilote. Si Coveo alimente déjà votre site Web et que vous voulez une seule plateforme avec un contrôle fin de la pertinence, l'étendre réutilise les compétences et le contrat que vous avez déjà. Notre comparaison Coveo vs Glean couvre les deux.

Par où commencer?

Par l'inventaire des sources, des permissions et des journaux de recherche. L'évaluation de la recherche intranet couvre ces points et se termine par des options et une feuille de route.

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Sources et références

1. Management of security identities and item permissions : Coveo Platform
   docs.coveo.com
2. Add a source : Coveo Platform
   docs.coveo.com
3. Add a SharePoint Online source : Coveo Platform
   docs.coveo.com
4. Add a Confluence Cloud source : Coveo Platform
   docs.coveo.com
5. Add a ServiceNow source : Coveo Platform
   docs.coveo.com
6. Set up a query pipeline : Coveo Platform
   docs.coveo.com
7. Use query ranking expressions : Coveo Platform
   docs.coveo.com
8. About Automatic Relevance Tuning (ART) : Coveo Platform
   docs.coveo.com
9. A/B tests : Coveo Platform
   docs.coveo.com